یکی از مهم‌ترین سؤالاتی که برای بشر پس از ورود به مدرنیته مطرح شده این است که چگونه برنامه‌ریزی کنیم؟ شاید زمینه‌های زیادی در ذهن شما نقش ببندد مانند برنامه‌ریزی برای زندگی شخصی، کار، تجارت، درس‌خواندن و خانواده؛ البته که تمام آنها مهم خواهد بود اما رکن اصلی برای هر شخص خود است. در تعاریف نیز عموماً در مورد برنامه‌ریزی فردی، در درجه اول صحبت شده است.
برنامه‌ریزی چیست؟
برنامه‌ریزی برای اقدام چک‌لیستی برای مراحل یا وظایفی است که برای دستیابی به اهدافی که تعیین کرده‌اید باید انجام دهید. این بخش مهمی از فرایند برنامه‌ریزی استراتژیک است و به بهبود برنامه‌ریزی کار تیمی کمک می‌کند. نه‌تنها در مدیریت پروژه بلکه برنامه‌های عملیاتی می‌توانند توسط افراد برای تهیه استراتژی برای دستیابی به اهداف شخصی خود نیز مورداستفاده قرار گیرند.
اجزای یک برنامه‌ریزی شامل:
- توصیف کاملاً مشخص از هدفی که باید به آن دست‌یافت.
- وظایف یا مراحلی که برای رسیدن به هدف باید انجام شود.
- افرادی که وظیفه انجام هر کار را بر عهده خواهند داشت.
- چه زمانی این وظایف تکمیل می‌شوند (مهلت‌ها و نقاط عطف)
- منابع موردنیاز برای تکمیل وظایف
- اقداماتی برای ارزیابی پیشرفت خواهد بود.
چیزی که در مورد فهرست‌کردن همه چیز در یک مکان عالی است این است که ردیابی، پیشرفت و برنامه‌ریزی مؤثر کارها را آسان‌تر می‌کند. یک برنامه عملیاتی چیزی نیست که به طور کامل تنظیم شود. همان‌طور که سازمان شما رشد می‌کند و شرایط اطراف تغییر می‌کند مجبور خواهید بود برای برآورده‌کردن آخرین نیازها دوباره بررسی کنید و تنظیمات را انجام دهید.
چرا به یک برنامه عمل نیاز دارید؟
گاهی اوقات کسب‌وکارها زمان زیادی را برای ایجاد برنامه قبل از یک ابتکار صرف نمی‌کنند که در بیشتر موارد منجر به شکست می شود. برنامه‌ریزی به شما کمک می‌کند تا برای موانع پیشرو آماده شوید و شما را در مسیر نگه دارد و با یک برنامه می‌توانید بهره‌وری خود را افزایش دهید و تمرکز خود را حفظ کنید.
در اینجا برخی از مزایای یک برنامه‌ریزی که باید بدانید را به شما گوشزد می‌کنیم:
- جهت روشنی به شما می‌دهد. ازآنجایی‌که یک برنامه‌ریزی دقیقاً نشان می‌دهد که چه مراحلی باید انجام شود، شما دقیقاً می‌دانید که چه کاری باید انجام دهید.
- نوشتن و برنامه‌ریزی اهدافتان در مراحل مختلف، به شما دلیلی می‌دهد که در طول پروژه باانگیزه و متعهد بمانید.
- با یک برنامه‌ریزی می‌توانید پیشرفت خود را به سمت هدف خود پیگیری کنید.
- ازآنجایی‌که شما تمام مراحلی را که باید انجام دهید را در برنامه اقدام خود فهرست می‌کنید به شما کمک می‌کند وظایف خود را بر اساس تلاش و تأثیر اولویت‌بندی کنید.
چگونه برنامه‌ریزی کنیم؟ (پله به پله)
از ظاهر آن، ایجاد یک برنامه اقدام، نسبتاً آسان به نظر می‌رسد اما چندین مرحله مهم وجود دارد که باید بااحتیاط دنبال کنید تا بهترین نتیجه را بگیرید. در اینجا نحوه نوشتن یک برنامه عملیاتی در 6 مرحله آسان توضیح داده شده است.
مرحله 1: هدف نهایی خود را مشخص کنید
اگر در مورد آنچه که می‌خواهید انجام دهید و به چه چیزی که می‌خواهید برسید واضح نیستید، خود را برای شکست آماده کرده‌اید.
مرحله 2: مراحلی که باید دنبال شوند را فهرست کنید
هدف مشخص است. دقیقاً چه کاری باید انجام دهید تا متوجه شوید؟ یک الگوی تقریبی ایجاد کنید تا تمام کارهایی که باید انجام شوند، تاریخ‌های سررسید و افراد مسئول فهرست می‌شوند. می‌توانید آن را به شکل یک سند درآورید. در واقع رکن مهم پاسخ این سوال که چگونه برنامه‌ریزی کنیم این است.
مهم است که مطمئن شوید که کل تیم در این فرایند شرکت دارند و به سند دسترسی دارند. به‌این‌ترتیب همه از نقش‌ها و مسئولیت‌های خود در پروژه آگاه خواهند شد. اطمینان حاصل کنید که هر کار به‌وضوح تعریف شده و قابل دستیابی است. اگر با کارهای بزرگ‌تر و پیچیده‌تری مواجه شدید، آنها را به کارهای کوچک‌تر تقسیم کنید که اجراء و مدیریت آنها آسان‌تر است.
برای ساخت این فهرست می‌توانید از بولت ژورنال استفاده کنید که دارای ارکان مهمی از جمله آینده، روز، هفته و ماه‌نگار است. همین‌طور شما می‌توانید مداوم باتوجه به تغییرات خودتان، آن را گسترش دهید. این یکی از بهترین تکنیک‌ها برای توسعه فردی است.
مرحله 3: وظایف را اولویت‌بندی کنید و ضرب‌الاجل‌ها را اضافه کنید
گاه لازم است که شما برخی کارها و اهداف را از پیش تعیین کرده و مطمئن شوید حتماً در موقع اضطراری به شکل فوری انجام می‌شوند.
وقت آن رسیده است که فهرست را با اولویت‌بندی وظایف، سازماندهی مجدد کنید. ممکن است لازم باشد برخی از مراحل را اولویت‌بندی کنید؛ زیرا ممکن است مراحل فرعی مراحل اصلی را مسدود کنند. ضرب‌الاجل‌ها را اضافه کنید و مطمئن شوید که آنها واقع‌بینانه هستند. قبل از تصمیم‌گیری در مورد ضرب‌الاجل، با شخصی که مسئول اجرای آن است مشورت کنید تا توانایی او را درک کنید.
مرحله 4: نقاط عطف را تعیین کنید
نقاط عطف را می‌توان اهداف کوچکی در نظر گرفت که در پایان به هدف اصلی منتهی می‌شود. مزیت افزودن نقاط عطف این است که به اعضای تیم اجازه می‌دهد منتظر چیزی باشند و به آنها کمک می‌کند باوجوداینکه موعد نهایی دور است انگیزه خود را حفظ کنند.
از هدف نهایی شروع کنید و همان‌طور که نقاط عطف را تعیین می‌کنید، راه خود را به عقب برگردانید. به یاد داشته باشید که بین نقطه عطفی که تعیین می‌کنید، زمان خیلی کم یا زیاد را حفظ نکنید. این بهترین تمرین برای نقاط عطف فضایی بافاصله دو هفته است.
مرحله 5: منابع موردنیاز را شناسایی کنید
قبل از اینکه پروژه خود را شروع کنید بسیار مهم است که اطمینان حاصل کنید که تمام منابع لازم برای تکمیل وظایف را در دسترس دارید و اگر آنها در حال حاضر در دسترس نیستند ابتدا باید برای به‌دست‌آوردن آنها برنامه‌ریزی کنید. این باید شامل بودجه شما نیز باشد. شما می‌توانید ستونی از برنامه‌ریزی روزانه خود را اختصاص دهید تا در صورت وجود، هزینه هر کار را مشخص کنید.
مرحله 6: برنامه عمل خود را تجسم کنید
هدف این مرحله ایجاد چیزی است که همه بتوانند در یک نگاه آن را درک کنند و بتوان آن را با همه به اشتراک گذاشت. چه برنامه اقدام شما به شکل فلوچارت، نمودار گانت یا جدول باشد مطمئن شوید که به‌وضوح عناصری را که ما تاکنون شناسایی کرده‌ایم: وظایف، صاحبان وظایف، ضرب‌الاجل‌ها، منابع و … را به‌خوبی در اختیار شما قرار می‌دهد. این سند باید به‌راحتی در دسترس همه و قابل‌ویرایش باشد.
مرحله 7: نظارت، ارزیابی و به‌روزرسانی
یکی از مهم‌ترین بخش‌های پاسخ به این سوال که چگونه برنامه‌ریزی کنیم این است که دقیقاً باید مرحله ارزیابی و به‌روزرسانی را جدی بگیریم. زمانی را برای ارزیابی پیشرفتی که با تیم خود داشته‌اید اختصاص دهید. می‌توانید کارهایی را که تکمیل شده‌اند را در این برنامه علامت‌گذاری کنید و توجه کنید که چگونه به سمت هدف پیشرفت کرده‌اید.
این کار همچنین وظایف معلق یا به‌تعویق‌افتاده را نشان می‌دهد. در این صورت باید دلیل آن را بیابید و راه‌حل‌های مناسب بیابید و سپس بر اساس آن برنامه را به‌روز کنید.
چرا برنامه‌ریزی بلندمدت مهم است؟
پس از پاسخ به این سوال که چگونه برنامه‌ریزی کنیم، در مورد این صحبت می‌کنیم که چرا برنامه‌ریزی آن هم به‌صورت دوره‌های طولانی اهمیت دارد؟ آیا واقعاً در تمامی شرایط شما باید به فکر برنامه‌ریزی بلندمدت باشید؟ ممکن است بدانید که برنامه‌ریزی بلندمدت برای زندگی شما مفید است.
ثبات اقتصادی
در یک دنیای پیچیده با افزایش سن از همه ما مراقبت می‌شود و خودمان قدرت انجام کارها را نداریم. بااین‌حال، باید به این مسئله حواسمان باشد که افراد دیگری قرار نیست برای ما هزینه آب و برق را پرداخت کنند پس هرچه هستیم خودمانیم.
علاوه بر این، اتفاقات غیرمنتظره بی‌شماری وجود دارد که نیاز به چرک کف دست دارد. ممکن است شما یک مشکل پزشکی داشته باشید که تحت پوشش بیمه شما نباشد، ماشین شما ممکن است نیاز به تعمیر داشته باشد یا ممکن است یکی از اعضای خانواده در بحران باشد در این مواقع شما باید با برنامه‌ریزی از قبل ثبات اقتصاد خود را حفظ کرده باشید.
دنیای بهتر
تغییرات آب‌وهوایی اغلب به‌عنوان‌مثال اصلی از اثرات تفکر کوتاه‌مدت ذکر می شود. با درنظرنگرفتن تأثیرات مداوم تغییرات آب‌وهوایی بر جهان، ما به‌عنوان انسان ممکن است دچار دگرگونی شویم. به همین منوال برای ساختن یک دنیای بهتر نیاز است که برنامه‌ریزی طولانی‌مدت داشته باشیم. سیاست‌ها و کشورهای بزرگ برای آینده زمین برنامه دارند، این خیلی زشت و ناپسند است که ما برای فردای خود برنامه مشخصی نداشته باشیم.
تفکر خرد، به‌جای تفکر کلان
تفکر کوتاه‌مدت به‌جای تفکر بلندمدت همان چیزی است که شما را در مسیر زندگی جلو می‌اندازد. اگر نمی‌خواهید با افزایش سن درگیر مشکلات ریزودرشت زیاد شوید برنامه‌ریزی دقیقاً راه نجات شماست. شما نمی‌توانید با خود آینده خود ارتباط برقرار کنید؛ صرفاً خودتان را باید برای چیزی که در آینده هستید آماده کنید.
متداول‌ترین اشتباهات در برنامه‌ریزی فردی
صرف‌نظر از سن یا موقعیت مالی فعلی شما، یک برنامه مالی و استراتژیک می‌تواند به شما در رسیدن به اهداف زندگی کمک کند و شما را در مسیر استقلال مالی قرار دهد. حتی با بهترین نیت، دانستن اینکه از کجا شروع کنید می‌تواند یک چالش باشد.
ناتوانی در تهیه یک برنامه مالی
اکثر مردم ترجیح می‌دهند زمان بیشتری را برای برنامه‌ریزی تعطیلات و سفر به شمال صرف کنند تا اینکه برای امور مالی شخصی خود برنامه‌ای در نظر داشته باشند. آنها فقط اهداف مبهم را در نظر می‌گیرند و مطمئن نیستند که آیا در مسیر رسیدن به آنها هستند یا خیر. برنامه‌ریزی مالی یک تمرین منطقی است که می‌تواند وضوح و یک حس واقعی جهت‌دار را ارائه دهد. بدون برنامه مالی سخت است بدانید که به کجا می‌روید یا چگونه می‌خواهید به آنجا برسید.
عدم برقراری ارتباط
تصمیم‌گیری در مورد پول به‌ندرت منطقی گرفته می شود. احساسات و رفتار انسانی معمولاً بر تصمیم‌گیری غالب است و این منجر به سبک‌های متفاوت مدیریت و سرمایه‌گذاری پول می‌شود. بدون بحث در مورد این تفاوت‌ها این می‌تواند منجر به درگیری بین زوج‌ها شود. این ارتباط باید فراتر از صرف صحبت و گفتگو باشد. کسانی که در مورد سؤالات خود پاسخ تخصصی نمی‌گیرند دچار مشکل می‌شوند.
عدم کنترل ذهن
ازآنجایی‌که میانگین امید به زندگی همچنان در حال افزایش است، بسیاری از مردم در حال حاضر، خود را مسئول مالی نه‌تنها در قبال فرزندان خردسال بلکه اعضای بزرگ‌تر خانواده می‌دانند. این مسئولیت فزاینده اهمیت این را می‌دهد تا در نظر داشته باشید که اگر شما از یک بیماری ناتوان‌کننده یا حتی مرگ رنج می‌برید چگونه با آن کنار می‌آیند.
کلید موفقیت در برنامه‌ریزی فردی چیست؟
کلید موفقیت این است که اهداف قابل دستیابی برای خود تعیین کنید زیرا بدون اهداف مناسب شما بی‌مسیر خواهید بود. این ویژگی جدا از اینکه به شما امکان می‌دهد کنترل زندگی خود را به دست آورید، تعیین هدف به شما امکان می‌دهد معیاری برای خود تعیین کنید تا بتوانید ارزیابی عملکرد خود را ارزیابی و اندازه‌گیری کنید.
بااین‌حال، کلید دستیابی به اهداف این است که ابتدا آنها را تعیین کنید. برنامه‌ریزی، غول چراغ جادو نیست که بتوانید به او بگویید: “من می‌خواهم این اتفاق بیفتد” و سپس بنشینید و انتظار داشته باشید که این اتفاق بیفتد. فرایند هدف‌گذاری هوشمند با تجزیه‌وتحلیل مناسب از اهدافی که می‌خواهید به آن دست یابید آغاز می‌شود و البته مستلزم تلاش بسیار برای رسیدن به آن است.
بنابراین، چگونه اهداف هوشمندانه تعیین کنیم؟ اجازه دهید نگاهی به برخی از نمونه‌های هدف هوشمند حرفه‌ای بیندازیم، در اینجا چهار رکن و قانون طلایی برای هدف‌گذاری آورده شده است تا بتوانید اهداف خود را درست تنظیم کنید!
1-اهدافی را تعیین کنید که واقعاً به شما انگیزه می‌دهد تا وارد عمل شوید
هنگامی که تصمیم می‌گیرید برای خود اهداف تعیین کنید یکی از موارد مهمی که باید به آن توجه داشته باشید این است که اهداف شما باید به شما انگیزه دهند. این بدان معنی است که شما باید اطمینان حاصل کنید که این اهداف برای شما بسیار مهم هستند و آنها ارزشی برای شما دارند که آنها را ارزشمند می‌کند.
2-اهداف را به‌صورت نوشتاری تعیین کنید
همیشه توصیه می‌شود که اهداف خود را یادداشت کنید. نوشتن یک هدف آن را واقعی و ملموس می‌کند. این به‌عنوان یک یادآور عمل می‌کند و شما بهانه‌ای برای فراموش‌کردن آن ندارید. حتی می‌توانید از ابزارهای تحت وب و آنلاین که صرفاً با یک مرورگر در دسترس هستند نیز استفاده کنید. هرجا که باشید نیازی نیست که دفترچه همراه خود ببرید. هنگامی که اهداف خود را در Google Docs می‌نویسید یا یک شیت هدف هوشمند می‌سازید، به‌جای زمان بعداً، از تاریخ دقیق استفاده کنید.
یک برنامه عملیاتی (باید انجام دهید) تهیه کنید
مردم اغلب تمایل دارند این مرحله را در فرایند هدف‌گذاری، بی‌خیال شوند. افراد آن‌قدر روی نتیجه متمرکز می‌شوند که از برنامه‌ریزی تمام مراحلی که در طول مسیر برای دستیابی به اهداف موردنیاز است، چشم‌پوشی می‌کنند. اگر تک‌تک گام‌ها را یادداشت کنید و سپس هرکدام را در حین انجام آن حذف کنید به شما این حس را می‌دهد که به سمت هدف نهایی خود پیش می‌روید. اگر هدف شما بزرگ، بلندمدت و چالش‌برانگیز باشد این امر به‌ویژه مهم است.
3-به آن بچسبید و ولش نکنید!
باید به‌خاطر داشته باشید که هدف‌گذاری یک فعالیت مداوم است. یادآورهایی را تنظیم کنید تا خود را در مسیر خود نگه دارید و بازه‌های زمانی منظمی را حفظ کنید تا بتوانید اهداف خود را مرور کنید. درحالی‌که هدف نهایی شما ممکن است ثابت بماند اما برنامه‌ریزی شما در طول مسیر ممکن است به طور قابل‌توجهی تغییر کند. ازاین‌رو باید مطمئن شوید که ارزش، ارتباط و ضرورت در همه زمان‌ها بالاست.
پله آخر
در این مقاله در مورد این که چگونه برنامه‌ریزی کنیم، برنامه‌ریزی چه مزیت‌هایی دارد و افراد بدون برنامه عمل دچار چه مشکلاتی می‌شوند صحبت کردیم، پس از آن راهکارهایی را در اختیار شما قرار دادیم که بر مبنای آن می‌توانید به پاسخ سوالی که تیتر اول مقاله بود برسید.
به‌هرحال مهم است که انسان‌ها در گروی چیزی که هستند خودشان را پیدا کرده و مسیر را به شکلی جلو بروند که در درجه اول اهداف به واقعیت تبدیل شود و البته این تبدیل واقعیت در زمان مناسب بهترین نتیجه را داشته باشد.
